Bảng tính mở trường hầu như ai cũng làm. Tiền thuê, tiền sửa, tiền bàn ghế, lương cô, dự kiến bao nhiêu cháu, ra một con số lãi mỗi tháng. Bảng đó thường đúng — nhưng nó trả lời câu "trường này có lãi không", chứ không trả lời câu làm người ta phá sản: "tiền trong tài khoản có đủ cho tới lúc có lãi không".
Hai câu đó khác nhau. Một cơ sở có thể lãi từ tháng thứ chín mà vẫn đóng cửa ở tháng thứ sáu, vì tháng thứ sáu không còn tiền trả lương.
Vì sao dòng tiền và lợi nhuận lệch nhau ở nghề này
- Chi trước, thu sau. Cô phải có mặt trước khi cháu tới. Bếp phải chạy từ cháu đầu tiên. Tiền thuê trả đủ dù lớp mới một nửa.
- Học phí thu theo chu kỳ — tháng, quý, có nơi theo học kỳ — nên tiền vào thành từng đợt, còn tiền ra thì đều mỗi ngày.
- Trẻ vào rải rác, không vào một lượt như một lớp học ngắn hạn.
- Tiền cọc thuê nhà và tiền sửa chữa nằm ngoài bảng lãi lỗ nhưng ăn thẳng vào tài khoản.
Những khoản hay bị bỏ sót khi dự trù
- Tiền thuê trong lúc sửa chữa — thường một tới ba tháng trả mà chưa có cháu nào.
- Lương cô trước khai giảng: cô phải tới trước để dọn lớp, họp, tập huấn, chuẩn bị đón trẻ.
- Giấy tờ và các khoản nộp theo quy định, kể cả khoản phải làm lại vì lần đầu chưa đạt.
- Sửa lần hai: gần như cơ sở nào cũng phải sửa thêm sau khi được góp ý.
- Marketing tuyển sinh — và khoản này nặng nhất đúng lúc chưa có doanh thu.
- Đồ tiêu hao: khăn, cốc, chăn gối, đồ dùng vệ sinh, thuốc sơ cứu, đồ chơi hỏng phải thay.
- Tiền cọc và tạm ứng cho nhà cung cấp thực phẩm.
- Phần học phí ưu đãi cho nhóm phụ huynh đầu tiên — thường là con số thật, không nhỏ.
- Tiền sinh hoạt của chính mình trong những tháng chưa rút được đồng nào từ trường.
Bảng dòng tiền mười hai tháng — làm thế nào
Không cần phần mềm. Một bảng tính, mười hai cột là mười hai tháng, và các dòng sau:
- Tiền đầu kỳ — số dư còn lại của tháng trước.
- Tiền vào: học phí theo số cháu thực tế trong tháng đó, tiền ăn, các khoản thu khác. Nhớ tách phần thu trước cho nhiều tháng để không nhầm với doanh thu của riêng tháng đó.
- Tiền ra: lương và các khoản theo lương, thuê nhà, điện nước, thực phẩm, đồ tiêu hao, marketing, sửa chữa, giấy tờ, trả nợ nếu có vay.
- Tiền cuối kỳ = đầu kỳ + vào − ra.
Dòng cuối kỳ là dòng phải nhìn. Tháng nào âm là tháng đó phải có tiền từ đâu đó bơm vào — vốn dự phòng, vay, hoặc góp thêm. Không có thì đó là tháng đóng cửa.
Đặt số trẻ vào bảng cho thực tế
- Đừng đặt đầy lớp từ tháng đầu. Một cơ sở mới, chưa ai biết, không có phụ huynh cũ giới thiệu, thì tháng đầu thường rất ít cháu.
- Đặt ba kịch bản: tăng chậm, tăng vừa, tăng nhanh — rồi xem cả ba dòng cuối kỳ. Kịch bản chậm mà vẫn sống được thì phương án này chịu được rủi ro.
- Trừ tỷ lệ rút: tháng nào cũng có cháu chuyển đi vì gia đình chuyển nhà, vì con ốm dài, vì không hợp.
- Tính tính mùa vụ: hè và sau Tết là hai mốc số cháu hay biến động; vùng nào có mùa vụ nghề nghiệp thì biến động theo mùa vụ đó.
- Học phí ưu đãi mở cửa phải ghi đúng mức đã giảm, đừng ghi mức niêm yết.
Điểm hoà vốn — con số nên thuộc lòng
Hoà vốn là lúc doanh thu tháng vừa đủ trả chi phí tháng. Cách tính đơn giản:
- Cộng hết chi phí cố định mỗi tháng: thuê nhà, lương cơ bản của đội ngũ tối thiểu, điện nước nền, các khoản cố định khác.
- Tính phần dôi ra của mỗi cháu: học phí một cháu trừ đi chi phí phát sinh thêm vì có cháu đó (chủ yếu là tiền ăn và đồ tiêu hao).
- Số cháu hoà vốn = chi phí cố định chia cho phần dôi ra của mỗi cháu.
Con số đó cho biết mình phải giữ tối thiểu bao nhiêu cháu để không lỗ. Nếu nó cao hơn sức chứa của cơ sở thì phương án sai ngay từ trên giấy — phải sửa trước khi ký hợp đồng thuê, không phải sửa sau.
Lưu ý: hoà vốn theo tháng khác với thu hồi vốn đầu tư. Hoà vốn tháng là hết lỗ; thu hồi vốn là lấy lại được tiền đã bỏ ra ban đầu, thường muộn hơn nhiều.
Vốn dự phòng — bao nhiêu là đủ
- Nhìn bảng mười hai tháng ở kịch bản chậm, cộng hết phần âm lại. Đó là mức tối thiểu.
- Cộng thêm một khoản cho việc bất ngờ: một đợt trẻ ốm hàng loạt khiến phụ huynh cho nghỉ, một lần hỏng thiết bị, một lần phải sửa theo yêu cầu.
- Đừng tính vốn dự phòng bằng tiền đang nằm ở chỗ khác mà chưa chắc rút ra được.
- Vay thì phải đưa khoản trả nợ vào đúng tháng phải trả — nhiều bảng tính quên dòng này rồi tưởng mình dư dả.
Dấu hiệu dòng tiền đang xấu đi, nhận ra sớm
- Phải dùng học phí thu trước để trả chi phí tháng này. Nghe thì vẫn có tiền, nhưng đó là tiền của dịch vụ chưa cung cấp — dấu hiệu sớm nhất và hay bị bỏ qua nhất.
- Trả lương chậm vài ngày — cô sẽ đi, và cô đi thì phụ huynh đi theo.
- Khất tiền nhà cung cấp thực phẩm.
- Số cháu đứng yên hai tháng liền trong khi vẫn chi tiền tuyển sinh.
- Giảm học phí sâu để giữ chân mà số cháu không tăng — chỉ hạ phần dôi ra của mỗi cháu, đẩy điểm hoà vốn lên cao hơn.
Làm gì khi bảng cho ra kết quả xấu
- Sửa trên giấy trước, đừng sửa bằng hy vọng. Hạ quy mô, tìm mặt bằng rẻ hơn, mở ít lớp hơn ban đầu rồi mở thêm.
- Thương lượng lại hợp đồng thuê: xin miễn tiền thuê thời gian sửa chữa, xin tăng giá chậm hơn. Đây là khoản dễ thương lượng nhất và ảnh hưởng lớn nhất.
- Bắt đầu nhỏ: nhóm trẻ quy mô nhỏ đúng quy định, chạy ổn rồi mới mở rộng — vốn ít, sai thì sửa được.
- Hoãn khoản chi làm đẹp: biển hiệu lớn, đồ trang trí, thiết bị cao cấp. Phụ huynh nhìn cô và nhìn bếp, không nhìn đèn.
Điều đáng nhớ
Bảng dòng tiền mười hai tháng là thứ làm trong một buổi tối và cứu được cả một khoản vốn. Nó không cần chính xác tuyệt đối — nó chỉ cần cho thấy tháng nào tiền chạm đáy, và mình có đủ để đi qua tháng đó không.
Ba con số nên thuộc trước khi ký bất cứ hợp đồng nào: số cháu hoà vốn, tháng tiền chạm đáy, và tổng phần âm ở kịch bản chậm.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao có lãi trên giấy mà vẫn thiếu tiền?
Vì lợi nhuận và dòng tiền là hai chuyện khác nhau. Nghề này chi trước thu sau: cô phải có mặt trước khi trẻ tới, bếp chạy từ trẻ đầu tiên, tiền thuê trả đủ dù lớp mới một nửa, trong khi học phí thu theo chu kỳ và trẻ thì vào rải rác. Thêm nữa tiền cọc thuê và tiền sửa chữa nằm ngoài bảng lãi lỗ nhưng ăn thẳng vào tài khoản.
Bảng dòng tiền mười hai tháng gồm những dòng nào?
Bốn dòng cho mỗi tháng: tiền đầu kỳ, tiền vào, tiền ra và tiền cuối kỳ. Tiền vào gồm học phí theo số trẻ thực tế, tiền ăn và các khoản thu khác; tiền ra gồm lương và các khoản theo lương, thuê nhà, điện nước, thực phẩm, đồ tiêu hao, marketing, sửa chữa, giấy tờ, trả nợ. Dòng cuối kỳ là dòng phải nhìn: tháng nào âm là tháng đó cần tiền bơm vào.
Tính số trẻ hoà vốn thế nào?
Cộng hết chi phí cố định mỗi tháng gồm thuê nhà, lương đội ngũ tối thiểu và các khoản cố định khác, rồi chia cho phần dôi ra của mỗi trẻ, tức học phí một trẻ trừ chi phí phát sinh thêm vì có trẻ đó. Nếu con số đó cao hơn sức chứa của cơ sở thì phương án sai ngay trên giấy, phải sửa trước khi ký hợp đồng thuê.
Những khoản nào hay bị bỏ sót khi dự trù?
Tiền thuê trong lúc sửa chữa, lương cô trước ngày khai giảng, khoản phải làm lại giấy tờ vì lần đầu chưa đạt, lần sửa thứ hai sau khi được góp ý, chi phí marketing tuyển sinh đúng lúc chưa có doanh thu, đồ tiêu hao, tiền cọc cho nhà cung cấp thực phẩm, phần học phí ưu đãi cho nhóm phụ huynh đầu tiên, và tiền sinh hoạt của chính mình.
Dấu hiệu nào cho thấy dòng tiền đang xấu đi?
Sớm nhất và hay bị bỏ qua nhất là phải dùng học phí thu trước để trả chi phí tháng này, vì đó là tiền của dịch vụ chưa cung cấp. Tiếp theo là trả lương chậm vài ngày, khất tiền nhà cung cấp thực phẩm, số trẻ đứng yên hai tháng liền dù vẫn chi tiền tuyển sinh, và giảm học phí sâu mà số trẻ không tăng.
