Ba tháng đầu sau khi tiếp quản một trường mầm non

Ký xong hợp đồng sang nhượng, chuyển tiền, nhận chìa khoá. Cảm giác lúc đó là đã xong việc khó nhất. Thực ra mới bắt đầu: thứ vừa mua là niềm tin của mấy chục gia đình và sự gắn bó của một đội ngũ — hai thứ không nằm trong hợp đồng và có thể bay đi trong ba tháng.

Ba tháng đầu quyết định thương vụ này thành hay bại. Người tiếp quản thường mắc đúng hai lỗi trái ngược nhau: đổi quá nhanh, hoặc không đổi gì cả rồi để mọi thứ trôi.

Nguyên tắc lớn của ba tháng đầu

• Tháng đầu quan sát, tháng hai điều chỉnh nhỏ, tháng ba mới đổi thứ lớn.
• Giữ nguyên nhịp sinh hoạt của trẻ ngay từ ngày đầu. Đây là thứ không được đổi sớm, dù mình thấy cách cũ chưa hay.
• Giữ nguyên tên trường trong giai đoạn đầu nếu được phép — đổi tên là đổi thứ phụ huynh nhận ra.
• Mỗi thay đổi phải nói trước lý do với cả đội ngũ và phụ huynh. Đổi mà không giải thích thì mọi người tự đoán, và họ luôn đoán theo hướng xấu.

Tuần đầu — có mặt và lắng nghe

• Có mặt ở trường mỗi ngày, nhất là giờ đón và giờ trả trẻ. Chủ mới vắng mặt trong tuần đầu là tín hiệu xấu với tất cả mọi người.
• Gặp riêng từng cô, mỗi người mười lăm phút. Hỏi ba câu: chị làm ở đây bao lâu, việc gì đang chạy tốt, việc gì chị mong khác đi.
• Nói rõ điều đội ngũ đang lo nhất: lương có đổi không, có ai phải nghỉ không, hợp đồng thế nào. Không nói thì họ vừa làm vừa đi tìm chỗ khác.
• Chào phụ huynh ở cổng, tự giới thiệu, nói mình là ai và cam kết gì.
• Chưa đổi gì trong tuần này ngoài những thứ liên quan tới an toàn.
• Học tên trẻ — ít nhất là trẻ của mỗi lớp qua danh sách và ảnh.

Những thứ phải kiểm ngay, không chờ

Đây là nhóm ngoại lệ của luật "chưa đổi gì":

• An toàn hiện trạng: lối thoát, thiết bị điện, sân chơi, chặn cầu thang, chỗ cất hoá chất.
• Danh sách dị ứng và trẻ có bệnh cần lưu ý — kiểm bản ở lớp có khớp bản ở bếp không.
• Danh sách người được đón từng bé, còn đúng không.
• Bếp: nguồn thực phẩm, giấy tờ, lưu mẫu.
• Hồ sơ pháp lý: giấy phép còn hạn không, thủ tục chuyển đã tới đâu.
• Tài khoản và mật khẩu: phần mềm, email, fanpage, camera. Đổi mật khẩu và gỡ quyền của người không còn liên quan.
• Hợp đồng đang chạy: thuê nhà, nhà cung cấp, dịch vụ — hạn tới đâu, đứng tên ai.

Đội ngũ — thứ dễ mất nhất

• Hỏi thẳng từng người có định ở lại không, và nghe lý do nếu họ do dự.
• Giữ nguyên lương và chế độ trong giai đoạn đầu. Cắt giảm ngay sau khi tiếp quản là cách nhanh nhất để mất người, và mất cô thì mất phụ huynh theo.
• Ký lại hợp đồng rõ ràng sớm — người lao động cần biết mình đang ký với ai.
• Đừng đưa người của mình vào thay ngay. Người mới chưa biết trẻ, chưa biết nếp, và sự xuất hiện của họ làm cả đội cũ lo.
• Tìm ra người có ảnh hưởng thật trong đội — thường không phải người có chức vụ cao nhất. Người đó ở lại thì đội ở lại.
• Nói rõ điều gì sẽ giữ nguyên, không chỉ nói điều sẽ đổi. Danh sách thứ giữ nguyên là thứ trấn an người ta.
• Chuẩn bị sẵn cho việc mất một phần đội ngũ — có người theo chủ cũ là chuyện bình thường, có phương án thì không hoảng.

Phụ huynh — giữ bằng việc làm, không bằng lời hứa

• Gửi thư giới thiệu trong tuần đầu: mình là ai, vì sao nhận trường này, điều gì giữ nguyên, điều gì sẽ cải thiện.
• Họp phụ huynh trong tháng đầu, mở cho hỏi thẳng. Buổi này khó nhưng cần, và né tránh thì tin đồn thay thế nó.
• Đừng chê chủ cũ. Phụ huynh đã chọn trường này thời chủ cũ — chê chủ cũ là gián tiếp chê lựa chọn của họ.
• Làm một hai việc nhỏ nhìn thấy được ngay: sửa chỗ hỏng lâu ngày, thêm đồ chơi, dọn lại sân. Việc nhỏ làm được hơn lời hứa lớn.
• Trả lời mọi câu hỏi trong ngày trong ba tháng đầu. Tốc độ phản hồi là thứ phụ huynh cảm nhận rõ nhất.
• Đừng tăng học phí trong giai đoạn này. Nếu buộc phải tăng thì báo trước thật xa và nói rõ lý do.
• Theo dõi số cháu rút theo tuần — đây là chỉ số quan trọng nhất của ba tháng đầu, quan trọng hơn doanh thu.

Sổ sách và tiền

• Đối chiếu danh sách trẻ thực tế với danh sách nhận bàn giao ngay tuần đầu.
• Xác định học phí đã thu trước cho những tháng tới — đó là nghĩa vụ phải phục vụ, không phải doanh thu của mình.
• Rà công nợ: nợ nhà cung cấp, nợ lương, các khoản phải trả còn lại.
• Mở tài khoản và sổ sách mới từ ngày tiếp quản, tách bạch với giai đoạn trước.
• Thông báo cho phụ huynh thông tin thanh toán mới một cách rõ ràng và chính thức — đây cũng là chỗ kẻ xấu hay lợi dụng để mạo danh.
• Đo chi phí thật trong ba tháng rồi mới so với con số bên bán đưa. Chênh lệch ở đây cho biết mình đã mua đúng giá chưa.

Đổi cái gì, khi nào

• Đổi ngay: những thứ liên quan an toàn và pháp lý.
• Tháng hai: quy trình nội bộ, cách ghi chép, cách báo phụ huynh, phân công.
• Tháng ba trở đi: chương trình, đồng phục, nhận diện, mức học phí.
• Đổi từng thứ một, và mỗi lần đổi thì nói trước, làm, rồi hỏi lại xem chạy thế nào.
• Giữ lại thứ đang tốt. Một cơ sở còn hoạt động được tới lúc sang nhượng thì phải có thứ đang làm đúng — tìm ra và giữ lấy.

Dấu hiệu ba tháng đầu đang đi lệch

• Số cháu rút tăng dần theo tuần thay vì dừng lại sau tuần đầu.
• Hai cô trở lên xin nghỉ trong cùng một tháng.
• Phụ huynh hỏi nhau thay vì hỏi trường — dấu hiệu kênh thông tin chính thức đã mất tác dụng.
• Đội ngũ im lặng trong các buổi họp.
• Chi phí thật vượt xa con số bên bán đưa — cần rà lại ngay chứ đừng chờ hết quý.

Điều đáng nhớ

Người tiếp quản hay nghĩ việc của mình là cải thiện. Trong ba tháng đầu, việc của mình thật ra là giữ — giữ trẻ, giữ cô, giữ nhịp — rồi mới tới cải thiện.

Ba việc của tuần đầu: có mặt ở cổng mỗi sáng, gặp riêng từng cô, và nói rõ điều gì sẽ giữ nguyên.